En välstrukturerad offertförfrågan (RFQ) är grunden för att få korrekta, jämförbara offerter och undvika missförstånd som leder till förseningar och oväntade kostnader. Ofullständiga RFQ:er resulterar i prisjusteringar, designändringar och förseningar.
Denna checklista säkerställer att din RFQ innehåller all information som tillverkaren behöver för att ge en korrekt offert.
Varför en bra RFQ är viktig
En komplett RFQ sparar tid för alla parter: tillverkaren kan ge en exakt offert utan frågerundor, och du får jämförbara offerter från olika leverantörer. En otydlig RFQ leder till uppskattningar och antaganden som ofta resulterar i prisändringar efter beställning.
Avsätt tillräcklig tid för att skapa en komplett RFQ
Skicka samma RFQ till alla tillverkare för jämförbarhet
Inkludera kontaktuppgifter för tekniska frågor
Tekniska specifikationer
Tekniska specifikationer ska inkludera: antal ledare och trådtjocklekar, kontakttyper och tillverkare/artikelnummer, kabellängder med toleranser, isoleringskrav, skärmningskrav, märkning och etikettering samt tillämpliga standarder.
Specificera alla ledare med trådtyp, tjocklek och färg
Ange kontakttyper med tillverkarens artikelnummer
Definiera längder och längdtoleranser för alla kabelsegment
Ritningar och dokumentation
Inkludera: komplett monteringsritning med dimensioner, kopplings-/trådschema, materialförteckning (BOM), 3D-modell om tillgänglig, referensstandarder och eventuella speciella instruktioner. Ritningar bör vara i PDF och originalformat (DWG, STEP).
Numrera ritningar med revision och datum för tydlig versionshantering.
Bifoga komplett monteringsritning med alla dimensioner
Inkludera trådschema med korsreferenstabell
Ange ritningsrevision och datum för versionskontroll
Kvalitetskrav
Specificera: kvalitetsklass (IPC/WHMA-A-620 klass 1, 2 eller 3), testomfattning (kontinuitet, Hi-Pot, dragprov), inspektionskrav, certifieringskrav (ISO 9001, IATF 16949), dokumentationskrav (testrapporter, materialcertifikat) och PPAP-nivå om tillämpligt.
Ange IPC/WHMA-A-620-klass i specifikationen
Lista alla tester som ska utföras med godkännandekriterier
Specificera vilken dokumentation som ska levereras med produkten
Kommersiella villkor
Kommersiella villkor att inkludera: beställningsvolym (initial och uppskattad årlig), önskade priser vid olika volymer, betalningsvillkor, Incoterms, garanti, NDA-krav och verktygskostnader (ägande och amortering).
Ange initial beställningsvolym och uppskattad årsvolym
Begär priser vid minst tre volymnivåer
Klargör förväntade betalningsvillkor och valuta
Logistik och leverans
Logistikspecifikationer: önskad ledtid, leveransadress, fraktsätt, förpackningskrav, märkning av förpackningar, tullklassificering (HS-kod) och eventuella regulatoriska importkrav.
Specificera önskad ledtid från order till leverans
Definiera förpackningskrav (ESD-skydd, flerpack, individuella påsar)
Ange leveransadress och Incoterms-leveransvillkor
RFQ-mall
Använd en standardiserad RFQ-mall för alla förfrågningar. Mallen bör inkludera alla ovanstående sektioner i en logisk ordning. Numrera varje kravpunkt för enkel referens i leverantörens svar. Be leverantörer att bekräfta eller kommentera varje punkt.
En bra mall sparar tid och säkerställer att ingen viktig information utelämnas.
Skapa en standardiserad RFQ-mall för återanvändning
Numrera alla kravpunkter för enkel referens
Be leverantören att bekräfta eller kommentera varje punkt