Johtosarjan tarjouspyyntö (RFQ, Request for Quotation) on perusta onnistuneelle hankinnalle. Huolellisesti laadittu tarjouspyyntö sisältää kaikki tarvittavat tiedot, joiden avulla valmistaja voi antaa tarkan ja vertailukelpoisen tarjouksen.
Tässä tarkistuslistassa käymme läpi kaikki tiedot, jotka tarjouspyynnössä tulee olla. Se auttaa välttämään lisäkysymyskierroksia ja nopeuttaa tarjousprosessia.
RFQ:n perusteet
Hyvä tarjouspyyntö on selkeä, täydellinen ja yksiselitteinen. Se sisältää kaikki tekniset, kaupalliset ja logistiset tiedot, joita valmistaja tarvitsee tarjouksen laatimiseen.
Tarjouspyynnön rakenne tulisi olla standardoitu, jotta eri valmistajien tarjoukset ovat vertailukelpoisia. Liitä mukaan piirustukset, spesifikaatiot ja mahdolliset näytekappaleet.
Käytä standardoitua RFQ-lomaketta tarjousten vertailtavuuden varmistamiseksi
Liitä kaikki tekniset piirustukset ja spesifikaatiot liitteiksi
Määritä tarjouksen jättöaika ja tarjouksen voimassaoloaika
Tekniset tiedot
Tekniset tiedot ovat tarjouspyynnön ydin. Ne sisältävät kytkentäkaavion, osaluettelon (BOM), valmistuspiirustuksen ja tekniset spesifikaatiot, kuten jännitetason, virrankulutuksen ja käyttöympäristön.
Määritä myös sovellettavat standardit (IPC/WHMA-A-620 luokka, UL-vaatimukset), hyväksyttävät toleranssit ja erityisvaatimukset, kuten palonkestävyys tai bioyhteensopivuus.
Sisällytä kytkentäkaavio, BOM ja valmistuspiirustus
Määritä sähköiset parametrit: jännite, virta, eristysvaatimukset
Ilmoita sovellettavat standardit ja vaatimustaso
Materiaalit ja komponentit
Määritä materiaalit ja komponentit mahdollisimman tarkasti: johdintyypit, liittimet, suojamateriaalit ja merkinnät. Ilmoita, ovatko nimikkeet pakollisia vai voiko valmistaja ehdottaa vaihtoehtoisia tuotteita.
Jos käytetään asiakkaan toimittamia komponentteja, mainitse ne erikseen ja sovi niiden toimituslogistiikasta.
Listaa kaikki materiaalit ja komponentit valmistajaineen ja tyyppeineen
Ilmoita, ovatko materiaalit pakollisia vai voidaanko ehdottaa vaihtoehtoja
Määritä RoHS-, REACH- ja muut ympäristövaatimukset
Laatu ja testaus
Määritä laatuvaatimukset selkeästi: IPC/WHMA-A-620 luokka, testausvaatimukset (jatkuvuus, HiPot, vedonkesto), tarkastusmenetelmät ja dokumentointivaatimukset.
Ilmoita myös FAI-vaatimukset (First Article Inspection), sertifikaattivaatimukset (materiaalitodistukset, testiraportit) ja hyväksyttävä virheppm-taso.
Määritä IPC/WHMA-A-620 luokka (Class 1, 2 tai 3)
Listaa kaikki vaadittavat testit ja niiden hyväksyntäkriteerit
Ilmoita FAI- ja dokumentointivaatimukset
Tuotantomäärät
Ilmoita arvioitu vuosivolyymi, eräkoot ja toimitusfrekvenssi. Pyydä tarjous usealla eri eräkoolla optimaalisen tilausmäärän löytämiseksi.
Mainitse myös mahdolliset volyymien vaihtelut, tulevaisuuden kasvuennusteet ja prototyyppi-/pilottierämäärät.
Ilmoita arvioitu vuosivolyymi ja toivotut eräkoot
Pyydä hinnat usealla eri eräkoolla
Mainitse prototyyppi- ja pilottierämäärät erikseen
Pakkaus ja toimitus
Määritä pakkausvaatimukset: ESD-suojaus, pakkaustapa, merkinnät ja pakkausyksikön koko. Ilmoita toimituspaikka, haluttu toimitusehto (Incoterms) ja toivottu toimitusaika.
Jos on erityisvaatimuksia kuljetukselle, kuten lämpötilakontrolloitu kuljetus tai vaarallisten aineiden merkinnät, mainitse ne selkeästi.
Määritä pakkausvaatimukset ja ESD-suojaustarve
Ilmoita toimituspaikka ja haluttu Incoterms-ehto
Mainitse toivotut toimitusajat ja mahdolliset kiirevaatimukset
Kaupalliset ehdot
Kaupalliset ehdot sisältävät maksuehdon, valuutan, takuuajan, tarjouksen voimassaoloajan ja hinnanmuutosmekanismit. Selkeät ehdot nopeuttavat neuvotteluprosessia.
Mainitse myös mahdolliset NDA-vaatimukset, työkalujen omistajuuskysymykset ja immateriaalioikeuksien käsittely.
Ilmoita haluttu maksuehto ja valuutta
Määritä takuuaika ja reklamaatioprosessin vaatimukset
Mainitse NDA- ja IP-vaatimukset ennen teknisten tietojen jakamista